الرئيسية » البريد الإلكتروني / الإدارة المثلى للبريد الإلكتروني
حياكم

الإدارة المثلى للبريد الإلكتروني

0
الرابط الدائم لـِ الإدارة المثلى للبريد الإلكتروني
29 نوفمبر
2009
البريد الإلكتروني | زيارات : 3٬217

 

قبل أسابيع كنت في معاناة لم تنتهي إلا منذ أيام ، فلدي أكثر من عشرة إيميلات، وأغلبها تحوي رسائل مهمة ، منها ما هو مخصص لشركة الاستضافة، ومنها ما هو مخصص للعمل، ومنها ما هو للزملاء، والأقارب، ومنها ما هو مخصص للتعاملات الشخصية، كالبنوك، ومواقع التسوق، وغيرها، فقررت أن أنهي تلك المعاناة، وسأرويها لكم بطرق عملية بإذن الله ..

فأسوق بعض الخلاصات للتعامل مع البريد الإلكتروني ..

الخلاصة الأولى: حدد هدفك من إنشاء البريد
كثيرون هم المتنقلون بين شركات البريد بحثاً عن الأفضل ، والأميز، وأيضاً كلما شعروا بطول أحرف البريد ذهبوا ليبحثوا عن الأقل اختصاراً ، مع أن قيمة البريد الإلكتروني ليس في اختصاره وسهولة حفظه، أوفي كثرة ما يصل إليه من الرسائل ، بل إنما القيمة الحقيقة أن يحقق لصاحبه مبتغاه !
أظن ذلك لا يكون إلا حين البدء بالتفكير بإنشاء بريد إلكتروني، فقد تنشأ بريداً خاصاً بموقعك أو مدونتك أو منتداك (سابقاً) فتميل إلى الخصوصية وتخصص الرسائل الواردة لما أردته حين إنشائك له، ولكنك تفاجئ بعد أشهر بأن بريدك هذا انتشر عن طريق أحد أصدقائك فأصبحت تأتيك المئات من الرسائل من بعض المجموعات البريدية مع تيقنك بعدم اشتراكك في أيٍّ منها !

فتحديد الهدف حين إنشائك البريد أمر بالغ الأهمية ، ففرق بين امتلاكك بريداً خاصاً لمدونة شخصية، وبين امتلاكك بريداً لموقع استضافة أو تصميم فانتشار البريد للبعض خبر محزن، بينما هو مفرح لمواقع التصميم والاستضافة لأنه دعاية لهم، هل علمت الفرق؟

فحدد هدفك ، سأستخدمه في ماذا ؟ وأيضاً بين مَن سأنشره؟

فمعرفة مصرفك المفضل ببريدك أمر مهم جداً لتواصلهم معك، وأيضاً للاستفادة من خدماتهم المباشرة بالإنترنت، بخاصة إذا كنت مشتركاً في خدمات الإنترنت التي يقدمها المصرف لك.

وأما الأصدقاء الذين يقدمون لك رسائل نمطية ومكرورة، فضع لهم بريداً خاصاً، ولاتتفاعل معهم كثيراً، لأن بعضهم فارغون، بل ويريدون أن يسألونك في كل لقاء؟ هل قرأت رسالتي التي أرسلتها لك؟

بإمكانك الرد: صندوق الوارد مليء بالرسائل الواردة، وسأحاول قرائتها لاحقاً.

الخلاصة الثانية: حدد الشركة المناسبة لك
الشركة المناسبة: من أفضل الشركات المناسبة لاستخدام البريد الإلكتروني بلا منازع شركة أو مؤسسة قوقل، ومن أراد استخدام الدردشة فبالإمكان الدردشة عن  طريق البريد نفسه، وهذه خاصية لا يعرفها الكثيرون ، وتختلف عن الماسنجر فهي أبسط منه بكثير، ومن أراد استخدام الماسنجر فبإمكانه استخدام الهوتميل لانتشاره أكثر في عالمنا العربي، وهو الأيسر من وجهة نظري، ولم أستخدم ماسنجر ياهو أو قوقل حتى أقول بأنه الأفضل.

ومميزات قوقل في تطور مستمر وملحوظ فأنصح به كبريد إلكتروني في استقبال وإرسال الرسائل الإلكترونية، كما أنصح بالهوتميل للماسنجر والمحادثة.

الخلاصة الثالثة: العدد المناسب لك
 أُفَضِّل كرأي شخصي لكل شخص وضع إيميل واحد فقط، ولا ينشره إلا لمن يرغب إفادتهم أو الاستفادة منهم والتواصل معهم ، كما أنصح بإيميل آخر للمنتديات والمجموعات البريدية ولنشره بشكل عام لمن يطلب منه ذلك، ويشعر بأنه لم يستفيد منه أو يفيده!

الخلاصة الرابعة: حدد وقتاً
أحياناً أجدني مضطراً للابتسامة الصفراء أو قل الساخرة من الأشخاص الذين يتفاخرون بأن لديهم أكثر من مئة أو مئتين رسالة لم يقوموا بالاطلاع عليها، وبعضهم كأنه يفسر ذلك بكثرة الأصدقاء والمعجبين، بينما الخيار الصحيح معرفة طرق إدارة البريد بتحديد يومٍ في الأسبوع، أويومين، أو كل يوم لمتابعة البريد الإلكتروني بحسب الأهمية لذلك البريد، فمن يعملون في الدعم الفني للمواقع والمنتديات يأتيك الرد منهم خلال نصف إلى ساعتين كحد أقصى، لأن العمل يستلزم ذلك، فالأفضل تحديد وقت دوري إما يومي أو كل ثلاثة أيام أو كل أسبوع للتعامل الجيد مع الرسائل الواردة، وإذا كنت تميل للمفاخرة لكي يعلم الغير بكثرة الرسائل فبالإمكان وضع إشارة على جميع الرسائل الموجودة في البريد بأنها غير مقروءة وستجد بأنك أصبحت مهماً فعلاً!

الخلاصة الخامسة: نَظِّف بريدك
 
هناك البعض ممن لاهم لهم سوى إرسائل العشرات من الرسائل الغير صحيحة، وأحياناً الغير مفيدة، ورسائل أخرى يطالبك أصحابها بأن لاتقف الرسائل قابعة في صندوق الوارد لديك، بل أرسلها لجميع المضافين لديك! وليس الأمر قاصراً عليك، بل على جميع من وصلتهم الرسالة مثلك فهم مطالبين بأن يقوموا بهذا الأمر، فقط نفذ والسلام!

فكم هو جميل إنشاء فلتر خاص بتنظيف صندوق الوارد من الأشخاص المملين بروتين رسائلهم أو بكثرتها إذا كنت تستخدم قوقل.

وإذا كنت تستخدم الهوتميل فصنفهم ضمن المرسلون المحظورون عن طريق الخيارات، ولاتلتفت إلا إلى راحتك، وأذكر أنني اتخذت هذا الإجراء فأضفت المزعجين لدي ضمن قائمة المحظورون حتى تواصلوا معي بالشكل المطلوب، وعلى البريد المخصص لذلك.

* وصايا مختصرة:

  • – حاول ألا تطمع الآخرين بسرقة بريدك بأن تجعله مميزاً جداً، ومختصراً! ولازلت أذكر أن أحد الأصدقاء أنشأ لي بريداً في الياهو عام 2003 وكان من أربعة أحرف فتمت سرقته ولم أتصفحه حينها سوى مرتين!
  • – استخدم خيارات إدارة المجلدات إذا كان لديك عدة إيميلات واجمعها في بريد واحد فقط، الجي ميل يوفر لكل باسم كل واحد منها، جرب ذلك إن أردت.
  • – فكر بأن تغلق بريداً لا تشعر بفائدته وأهميته، ولو لمرة واحدة فقط في أي شركة ترغب.
  • – ضع لك بريداً وخصصه كبريد بديل إذا كان لديك عدة إيميلات، واحتفظ بمعلوماته بسرية تامة، واحتفظ معه بالأجوبة السرية لكل بريد لديك.
  • – لست ملزماً بوضع بريدك الإلكتروني في جميع كروتك الشخصية، فأحياناً هاتف المكتب يغنيك كثيراً، ويريحيك من بعض العلاقات المزعجة.

إكتب تعليقك